Mục lục luôn là một phần quan trọng của văn bản trong Word, nó giúp văn bản được chỉn chu, gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Nhưng nếu bạn tạo mục lục một cách thủ công thì rất tốn thời gian, mà sự chính xác lại không đảm bảo. Bài viết này, tin học Thái Nguyên – Trung tâm tin học DHAPLUS sẽ hướng dẫn các bạn tự tạo một mục lục cho văn bản của mình bằng những thao tác đơn giản nhất, mà vẫn vô vùng thẩm mỹ với độ chính xác tuyệt đối.
Trước khi tìm hiểu về cách tạo mục lục trong Word, chúng ta cần biết mục lục là gì và nó có tác dụng gì. Mục lục là hệ thống các danh mục, đề mục của các loại tài liệu, sách vở, báo chí.
Mục lục giúp cho người đọc có thể dễ dàng nắm rõ được nội dung chính của tài liệu, cách các nội dung trong văn bản được sắp xếp và triển khai. Mục lục giúp các tài liệu in ấn có phong cách chuyên nghiệp hơn và đối với cái tài liệu sách điện tử, người đọc có thể di chuyển nhanh tới mục cần đọc. Nó thực sự có vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi bạn tạo văn bản với Microsoft Word.
1. Tạo mục lục:
Để làm mục lục tự động bạn cần phải xác định rõ những tiêu đề chính và phụ. Trong đó, bạn cần sắp xếp theo thứ tự sau: tiêu đề chính – tiêu đề phụ. Các bước thực hiện bao gồm:
Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng Add Text của Table of Contents
– Bước 1: Chọn phần nội dung cần có trong mục lục.
– Bước 2: Chọn Tab References > Add Text > Level (hãy chọn mức level phù hợp nhất).
- Những tiêu đề chính nên chọn level 1.
- Những tiêu đề phụ với mức cấp độ khác nhau sẽ giảm dần từ level 2-3-4.
Cách 2: Sử dụng Heading Styles có sẵn trong tab Home
Trong phần mềm Microsoft Word, bảng mục lục phụ thuộc vào định dạng phong cách đề mục mà bạn chọn cho tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng kiểu chữ Heading 1, Heading 2 và các kiểu chữ quy định heading cho các đầu đề mục thì việc tạo mới mục lục sẽ nhanh và dễ dàng hơn rất nhiều.
– Bước 1: Với mỗi đầu đề mà bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục, đầu tiên hãy bôi đen toàn bộ sau đó vào Home > Styles.
– Bước 2: Chọn Header phù hợp như Heading 1, Heading 2,…
Tạo mục lục
– Bước 1: Di chuột trỏ vào vị trí bạn muốn đặt mục lục (thông thường sẽ là vị trí đầu trang hoặc cuối trang tài liệu). Có thể sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Enter” để qua trang.
– Bước 2: Vào Reference > Table of Contents và lựa chọn các bảng mục lục theo ý muốn. Tại đây bạn cần lựa chọn mẫu mục lục có sẵn (Automatic Table) hoặc tự tạo theo ý muốn của mình (Custom Table of contents).
- Nếu tự tạo mục lục theo ý thích ở phần “Custom Table of contents” sẽ có 2 mục bạn chọn là Tab Leader (kiểu dạng khi bấm Tab) và None (không có gì).
- Format: Định dạng kiểu mục lục mà bạn muốn tạo.
– Bước 3: Sau khi tạo bảng mục lục, trong trường hợp bạn tiến hành thực hiện các chỉnh sửa lên nội dung, hãy cập nhật lại bảng bằng cách click chuột phải vào bảng nội dung và chọn Update Table…
2. Chỉnh sửa hoặc cập nhật mục lục:
Cập nhật bảng mục lục
Sau khi bạn đã chỉnh sửa hoặc hoàn thành văn bản của mình, thông thường sẽ có sự thay đổi về đề mục hoặc số trang của đề mục. Để bảng mục lục luôn chính xác, bạn có thể cập nhật bảng mục lục bằng 2 cách dưới đây:
- Cách 1: Nhấn chuột phải vào bảng mục lục, chọn Update Field.
- Cách 2: Chọn tab References, nhấn vào Update Table trong mục Table of Contents. Bạn chọn Update page numbers only để cập nhật số trang của các đề mục hoặc Update entire table để cập nhật cả số trang và các thay đổi về tên đề mục. Nhấn OK để hoàn thành cập nhật mục lục.
Vậy là đã hoàn thành mục lục tự động của văn bản trong Word. Mong rằng những giải đáp của Trung tâm tin học DHAPLUS sẽ giúp các bạn thực hiện thành công thao tác này. Và nếu bạn đang quan tâm tới những kỹ năng tin học thường gặp thì đừng bỏ lỡ những chia sẻ khác tại trang web của chúng tôi nhé!
Chúc bạn thành công!
